Предпроектное обследование предприятия - один из важнейших этапов успешного внедрения проекта. Этот этап служит фундаментом для всей последующей работы над проектом.
Предпроектное обследование начинается с ознакомительных бесед с руководством компании, начальниками отделов, технологами на производстве.
С начала выявляются основные проблемы предприятия, описываются текущие технологические процессы в производстве. Руководство определяет основные структурные единицы предприятия, а так же выделяет первоочередные, наиболее важные и менее важные задачи, которые необходимо достигнуть в процессе реализации проекта.
Руководители отделов объясняют структуру своего отдела, основные документы и основные потоки документооборота в отделе, а так же взаимосвязи между другими отделами. Например, вместе с начальником склада составляется схема движения документов через склад, по каким документам происходит отгрузка продукции, по каким её оприходование, как организовано взаимодействие с поставщиками и покупателями, каким образом происходит отпуск материалов в производство и т.д. Вместе с начальником отдела продаж, составляется схема работы его отдела, каким образом собираются заявки, какие отчеты ему необходимы для принятия решения, какие отчеты он предоставляет руководству и т.д. Составление подобных схем работы отделов может оказаться достаточно трудоемкой задачей, но без этой работы успешная реализация всего проекта может быть поставлена под вопрос. Составление схем работы отделов и схем документооборота, проходят при непосредственном участии, как сотрудников внедренческого центра, так и сотрудниками предприятия. Руководитель отдела может поручить работу по взаимодействию с внедренческим центром одному из работников отдела.
Необходимо понимать, что работа по составлению подобных схем и консультаций специалистов внедренческого центра отвлекает сотрудников предприятия от своих непосредственных задач. Данный вопрос должен быть решен руководством предприятия с самого начала. Так же, желательно, что бы был выделен специальный сотрудник для отвечающий за взаимодействие с внедренческим центром, способный оперативно решать все возникающие организационные вопросы, тем самым, экономя время, как специалистов внедренческого центра, так и время сотрудников предприятия.
В предпроектном обследовании отражены не только основные движения документов, но и количество входящих, исходящих, внутренних документов. Задокументированы все формы отчетов, которые выходят из отделов, входящие отчеты, которые необходимы руководству отделов. При необходимости, документируются формы нестандартных отчетов, которые требуются вышестоящим организациям. Проводиться анализ технической базы предприятия, выявляется возможность реализации проекта на текущей базе. В предпроектном обследовании отражены общие схемы принятия и согласования решений по измению объемов выпуска продукции, закупки и продажи, определена информация, и данные, на основе которых принимаются подобные решения.
Результатом предпроектного обследования является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе (или пакете документов) отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами, приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии. Данный документ, являющийся результатом предпроектного обследования, очень важен не только внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовывать проект, но и руководству предприятия, он позволяет четко увидеть недостатки управленческой стурктуры, её возможную избыточность или "узкие" места. Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимые решения по частичной реорганизации отделов, переноса отдельных функций с одних подразделений на другие, ещё до начала составления технического задания на автоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализации проекта.
Предпроектное обследование является основой для составления технического задания. В предпроектном обследовании намечены возможные пути упрощения и автоматизации документооборота, отражены общие пожелания руководителей отделов и компании в целом, к схемам реализации проекта.
С подробными примерами предпроектных обследований, составленных для реальных предприятий, можно ознакомиться в офисе компании.
